Przez jakiś czas zmuszeni będziemy poruszać się w rzeczywistości, jaką mogliśmy oglądać w filmach z gatunku fikcji naukowej lub czytać w książkach fantasy. Brutalna prawda jest jednak taka, że wszyscy musimy stosować się do zasad „social distancingu”, czyli ograniczania przebywania w grupach i zachowywania odpowiedniej odległości od innych ludzi. W przestrzeniach, w których siłą rzeczy klienci, petenci czy pacjenci gromadzą się w większych liczbach, często stosowane są systemy zarządzania kolejką. Do niedawna było to kojarzone głównie z lotniskami czy urzędami pocztowymi, a np. na stacjach benzynowych takie rozwiązania postrzegane były jako fanaberia właściciela. Okazuje się jednak, że taki sposób zarządzania ruchem jest dziś konieczny. W tym artykule pokażemy, dlaczego takie zastosowania są obecnie konieczne, i kto skorzysta najbardziej z ich wdrożenia w tym specyficznym okresie.
Jak zarządzać kolejką i nie narażać swoich pracowników?
Rozwiązania w zakresie zarządzania ludźmi czekającymi, by ich obsłużono są obecnie absolutną koniecznością z kilku powodów. Po pierwsze, obostrzenia wdrażane przez kolejne rządy kolejnych państw nakazują bezwzględne ograniczenie liczby osób znajdujących się jednocześnie w danym pomieszczeniu – czy to sklepie, czy urzędzie. Wystarczy wyobrazić sobie chociażby brak taśm zabezpieczających na większym lotnisku, jak np. we Frankfurcie, by szybko móc wyobrazić sobie chaos, jaki rozpętałby się w ciągu kilku minut. Kolejki nie mogą ustawiać się dowolnie, a ludzie potrzebują wytyczonych ścieżek, które nie ograniczą się jedynie do znanych z poprzedniej epoki plakietek ze strzałką i napisem „kierunek kolejki”.
Po drugie, brak zasad tworzy chaos, a chaos tworzy konflikty. Pomijając sytuację przytoczoną powyżej, wyobraźmy sobie funkcjonowanie większych urzędów pocztowych bez elektronicznego systemu, który wskazuje, który klient może zostać teraz obsłużony. W świetle potwornego zagrożenia Koronawirusem, nie do pomyślenia są pamiętane jeszcze przez wielu długie kolejki, jeden obok drugiego, w nadziei na załatwienie sprawy w okienku poczty. Oprócz zbyt bliskiego kontaktu ludzi czekających na załatwienie swoich spraw, prędzej czy później zaangażować będą musieli się osoby dbające o odstęp i spokój w trakcie oczekiwania.
Znaleźliśmy się w rzeczywistości, w której taki sposób zarządzania kolejką ludzi musi stać się powszechnie stosowany – dla zachowania spokoju, ładu i bezpieczeństwa. Nie jest wszak żadną wiedzą tajemną, że utrzymanie spokoju i odpowiedniego odstępu może obecnie uratować komuś zdrowie, a nawet życie.
Handel Detaliczny, czyli zarządzanie kolejką jest obecnie krytyczne
Handel w Polsce, ja i w wielu innych krajach europejskich został ograniczony do niezbędnego minimum. Właściwie można stwierdzić, że jedyną branżą działającą teraz najprężniej, być może prężniej niż wcześniej, jest branża spożywcza. Zarówno sklepy wielkopowierzchniowe jak i lokalne sieci i sklepy prywatne mogą, a nawet muszą być otwarte, gdyż potrzeby i możliwości ludzi w czasie pandemii zostały ograniczone w zasadzie do jedzenia. Dantejskie sceny, jakie zazwyczaj widzimy w popularnych marketach w czasie Świąt Bożego Narodzenia mogliśmy oglądać w momencie, gdy groźny wirus przekroczył naszą granicę. Kolejki, które zazwyczaj formowały się same, teraz momentami zamieniały się w całkowitą anarchię. Jesteśmy jednak na początku walki z koronawirusem, w związku z czym organizacja klientów w sklepach jest absolutną koniecznością.
W każdym rodzaju sklepu sprawdzą się słupki z taśmami. Ludzie przestrzegają tak wytyczonej ścieżki, zamiast próbować przechodzić pod luźnymi taśmami owijanymi o klamki i krzesła. Bardzo ważną zaletą dedykowanych systemów jest również możliwość instalacji ramki, w którą oprawić możemy wszelkie informacje istotne do przekazania klientowi. To oczywiste że na średniej wielkości stacji benzynowej nie ma sensu montować elektronicznego systemu zarządzania kolejką. W miejsce na siłę poprzyklejanych do szyby kartek doskonale sprawdzą się takie właśnie ramki. Mogą informować o liczbie ludzi, którzy mogą znajdować się w sklepie, a także o konieczności zachowania odstępu.
Dla większych sklepów, ja supermarkety, idealne będą bardziej zaawansowane rozwiązania. Dość powszechnym sposobem rozładowywania kolejek obecnie są kasy samoobsługowe, gdzie klienci sami kasują i płacą za zakupione towary. Trzeba jednak pamiętać, że w dobie pandemii należy do minimum ograniczyć konieczność dotykania czegokolwiek – łącznie z przyciskami na kasach. Co więcej, takie kasy mają swoje wady i potrafią płatać różne figle, do rozwiązania, których i tak trzeba wezwać pracownika, co powoduje konieczność bliskiego kontaktu z innym człowiekiem. Dlatego też idealnym rozwiązaniem zdaje się tu być system przywoływania manualnego. Rozwiązanie polega na przywoływaniu klienta z kolejki do wolnej kasy. Kontakt z kasjerem jest tu mocno ograniczony, ponieważ sklepy wprowadziły szyby ochronne, a pracownicy wyposażeni są w maseczki ochronne. Klienci przywoływani są z jednej kolejki ustawionych za pomocą słupków taśmami, a w momencie zwolnienia się kasy, są przywoływani poprzez sygnał dźwiękowy lub palącą się lampkę z numerem stanowiska. Jest to idealne rozwiązanie do zachowania odpowiedniego odstępu między ludźmi i zapobiegania tworzącemu się często chaosowi.
Prywatna służba zdrowia. Sprawne zarządzanie kolejkami konieczne bardziej niż kiedykolwiek
Szpitale pracują na pełnych obrotach, a lekarze i ratownicy pracują często kilkadziesiąt godzin bez zmrużenia oka. W związku z tym z każdym urazem i chorobą, która nie przypomina zarażenia wirusem, udajemy się obecnie do placówek prywatnych, które choć z reguły działają szybciej i sprawniej od państwowej służby zdrowia, mają swoje ograniczenia, związane choćby z powierzchnią użytkową. Kolejki w takich placówkach również mają miejsce, i choć z reguły skracają się dużo szybciej, to w obecnych czasach nie powinno być ich w ogóle.
Wysoki poziom zadowolenia wykazują firmy, które zdecydowały się na system kolejki wirtualnej. Jest to doskonałe narzędzie, które sprawdzi się szczególnie w firmach sieciowych. Polega on na „sprzężeniu” telefonu komórkowego z najbliżej wyszukaną placówką i możliwości umówienia wizyty online. W ten sposób, nie tylko oszczędzamy sobie „przyjemności” wynikającej z rejestracji na miejscu, ale nie musimy być fizycznie na miejscu aż do momentu samej wizyty, co w naturalny sposób redukuje ryzyko zarażenia się od innych ludzi.
Administracja Publiczna
Instytucje państwowe poczyniły duży postęp w kwestii przeniesienia swoich usług do świata wirtualnego. Wciąż jednak jest cała masa spraw, które załatwimy jedynie stawiając się tam osobiście. Ograniczenie dotykania czegokolwiek i przebywania blisko innych osób jest w takich miejscach szczególnie ważne. Systemy „pobierania bilecików” mogą zostać wycofane w niektórych placówkach ze względu na konieczność dotykania przedmiotów, w związku z czym systemy informacji głosowej, systemy słupków z taśmami oraz tabliczki informacyjne będą tu doskonałym rozwiązaniem. Dzięki temu całe postępowanie w urzędzie w trakcie tak niestandardowych warunków życia jest przejrzyste i jasne. Do urzędów wciąż będą chadzać osoby starsze, niekoniecznie obeznane z załatwianiem różnych spraw przez Internet. Godziny pracy wszelkich placówek urzędowych i administracyjnych są skracane, natomiast dość oczywiste jest, że będą one wciąż działać w formie stacjonarnej, a co za tym idzie, będą musiały radzić sobie z większymi lub mniejszymi kolejkami petentów.
Powielanie najlepszych wzorców
Obecnie najbardziej kontrolowanymi i najlepiej zorganizowanymi miejscami użytku publicznego są chociażby porty lotnicze. Sposób ustawiania i organizowania ludzi w oczekiwaniu na odprawę czy sam lot obejmuje akcesoria i systemy, które dziś sprawdzą się przy okazji walki z globalnym zakażeniem groźnym wirusem. Podobny sposób postępowania świetnie sprawdzi się na dworcach autobusowych czy kolejowych. W ten sposób zapewnimy bezpieczeństwo wszystkich ludzi, którzy są danego dnia zmuszeni wyjść z domu i kontaktować się z innymi osobami.